Un cliente nos pidió algo que parecía imposible. Necesitaban que sus vendedores levantarán información de punto de venta con más de cinco mil campos posibles y hasta trescientas fotos por visita. Auditoría de precios, estado de exhibidores, stock de competencia, material POP, condiciones del local.
Todo en una sola actividad, en el celular del vendedor, sin que el sistema se cayera.
Cuando escuchamos el requerimiento, pensamos que estaban exagerando. Cinco mil campos. Trescientas fotos. Por visita. No era un error. Es una empresa de consumo masivo que hace auditorías de punto de venta para sus clientes.
Con su sistema anterior, el proceso era un desastre. La app se colgaba. Las fotos no subían. Los formularios perdían datos. Los auditores terminaban anotando en papel y cargando todo después en la oficina. Horas de trabajo manual. Errores de transcripción. Información que llegaba tarde.
El problema técnico de fondo:
Un formulario con cinco mil campos no puede funcionar como un formulario normal. Si cargas todo de una vez, el celular colapsa. Si subes trescientas fotos al mismo tiempo, la conexión colapsa. Si guardas todo en memoria hasta el final, cualquier error borra todo el trabajo.
Tuvimos que repensar la arquitectura: formularios que se cargan por secciones, fotos que se suben en segundo plano mientras el auditor sigue trabajando, guardado automático cada pocos segundos. Cuatro meses de desarrollo. Al final, funcionó.
Por qué esto importa para empresas más normales:
La mayoría de las empresas no necesitan cinco mil campos. Pero muchas necesitan formularios flexibles que se adapten a distintos tipos de visita. Una visita de venta es distinta a una visita de cobranza. Una visita de merchandising es distinta a una apertura de cliente nuevo.
Los formularios dinámicos permiten que cada tipo de actividad tenga exactamente los campos que necesita. Ni más ni menos. Con reglas de validación para que no se salten campos obligatorios. Con opciones predefinidas para que el vendedor no tenga que escribir texto libre.
Lo que hemos visto que funciona:
Levantamiento de precios de competencia. Verificación de material POP. Encuestas de satisfacción. Control de activos. Todo eso es posible cuando el sistema de formularios es flexible. Y todo eso es imposible cuando el sistema solo permite cargar pedidos.
El aprendizaje más grande:
Cuando desarrollamos la funcionalidad de formularios dinámicos, pensamos que era un feature técnico. Lo que descubrimos es que era mucho más que eso. Era la diferencia entre tener información y no tenerla.
El vendedor que visita cien puntos de venta por semana sabe cosas que nadie más en la empresa sabe. Ve cosas. Escucha cosas. Nota cambios. Los formularios bien diseñados son el puente. Convierten observaciones casuales en datos estructurados. Sin eso, el vendedor ve y olvida. Con eso, el vendedor ve y la empresa aprende.
Por Fabrizio Sanchirico, CEO Onfield
